Demokrati eller tante Sofie?

I bedrifter er det ofte greit å ha mer demokrati enn som så når man skal bestemme hva som skal gjøres. Det demokratiet må bidra til er en struktur som gjør at vi kommer videre, slik at det ikke bare blir debatt uten handling. 

Derfor tilbyr vi noe som heter deltakende prosessmodellering, som vi gjerne vil fortelle deg mer om. For å forklare det må vi først gi litt bakgrunn og så kommer et eksempel lenger nede i artikkelen.

Ting som skjer

Når man har jobbet en stund og funnet sine måter å gjøre ting på, så fungerer det meste greit. Men så, plutselig en dag skjer det noe. Kanskje blir man sammenslått med noen andre, eller man oppdager at kundene ikke er fornøyd, eller det skal lages et IT-system som løser en del av oppgavene som nå foregår i regneark. Da blir det nødvendig å se på hvordan man jobber og hvordan det vil være lurt å jobbe sammen i framtiden.

Du tenker kanskje nå at alle gjør oppgaver omtrent på samme måte, så det kan umulig være noen vanskelig jobb å få slått sammen? Vel, har du noen gang opplevd at andre har en annen prosess enn deg? La oss ta et veldig enkelt eksempel: Oppvask. Hvor ofte har du opplevd at du blir irritert på andre eller at andre blir det på deg? Det kan være hvor prosessen starter - under eller etter middagslaging? Eller om hvilke steg som hører til samme prosess – er manuell oppvask av gryter inkludert? Hvor prosessen slutter kan også diskuteres – er det når man setter på oppvaskmaskinen eller først når man har ryddet tilbake i skapet? Poenget med dette eksemplet er at med en gang vi er flere mennesker som gjør samme oppgave så vil vi oppdage at vi gjør det på forskjellige vis. Og ikke bare det - de aller fleste av oss vil også tenke at det er vår måte å gjøre det på som er rett – på en måte har vi alle en tante Sofie inni oss.

I slike situasjoner kan man fort havne i evige diskusjoner, eller at noen bestemmer og andre tilpasser seg. Begge deler kan være uheldig for videre arbeid. Derfor er det lurt å sammen beskrive nåsituasjonen, og sammen finne en bedre måte å jobbe på, og det kan man gjøre i det vi har valgt å kalle deltakende prosessmodellering.

Deltakende prosessmodellering

Deltakende prosessmodellering bygger på en teori for organisasjonsdesign kalt sosioteknisk systemteori (STS) som har stått sterkt i Norge. Den baserer seg på at demokrati kan bare bygges demokratisk. Det betyr at hvis tante Sofie skal få røverne med på hvordan ting skal være i huset deres, så må de sammen bli enige om det – noe som antagelig vil medføre at tante Sofie må senke standarden for orden og renhold. I slike situasjoner kan det være greit å ha en tilrettelegger, og å ha blitt enig om noen mål som man skal leve opp til.

Mange idéer blir til slutt et prosesskart

Mange idéer blir til slutt et prosesskart

Før vi kjører i gang med en deltakende prosessmodellering er det derfor viktig å vite hvilke mål organisasjonen har, og hvilken oppgave som står foran dem som de trenger å finne mer ut om. Deltakende prosessmodellering kan brukes for å hjelpe til med oppgaver som for eksempel: 

• Hva slags IT-løsninger skal vi bygge?
• Hva slags IT-løsninger skal vi velge?
• Hvilke data kan vi bruke for å forbedre oss?
• Hvordan burde vi egentlig jobbe sammen?

Eksempel fra det virkelige liv

Vi kjørte nettopp en slik deltakende prosessmodellering der det var sju organisasjoner som var slått sammen til én. Dette var organisasjoner der lederne gjorde mye administrativt arbeid og både de og staben var kraftig overarbeidet. I en slik sammenheng er det en del arbeidsoppgaver som kan fordeles annerledes. Da var det viktig for dem å få en oversikt over hvilke arbeidsoppgaver de til sammen gjorde, og en første versjon av hvordan disse oppgavene kunne fordeles slik at man slipper dobbeltarbeid og kan bruke kreftene godt. Derfor ble ledere, stab og tillitsvalgte samlet for å sammen få en oversikt over alt arbeidet som ble gjort og finne ut hvordan det kunne gjøres annerledes. Inkludert i det å gjøre annerledes lå også et ønske om få laget et beslutningsgrunnlag for å finne ut hva slags IT-løsninger som kunne støtte dem i deres framtidige arbeid.

I forkant fikk vi en oversikt over prosesser i ett av IT-verktøyene som ble vurdert. Ut fra det laget vi en prosessmal der alle plottet inn arbeidsoppgavene sine under hvert steg i prosessen før samlingen. Å gjøre et sånt stykke forarbeid er fordelaktig fordi alle kan tenke over oppgavene sine i fred og ro i forkant og det sparer tid på selve samlingen. I tillegg var da prosessene navngitt og definert slik at det ikke ble brukt for mye tid på å diskutere det på samlingen. Ulempen med å gjøre det på forhånd er at det kan hende man ikke kjenner seg igjen i oppdelingen av steg i prosessen, derfor oppmuntret vi til forslag til endringer av hovedprosessen før jobben med redesignet startet. Fordelen med å sammen definere hovedprosessen på samlingen er at det å tegne det opp sammen skaper en felles forståelse, men i dette tilfellet ønsket vi at alle sammen skulle få anledning til å tenke over alt de gjorde på forhånd - fordi det kan være vanskelig å huske på alt på en slik samling. 

Få opp et felles kart

På samlingen ønsket vi å få opp et felles kart av arbeidsprosessene og alle tilhørende oppgaver slik som de er per dags dato. Derfor fikk de hjemmelekse, og så ble hjemmeleksa med oppgavene klistret opp i et stort prosesskart. Alle hadde med sine oppgaver og prosessene ble gjennomgått i plenum. Da kunne alle enkelt se hvor det ble gjort dobbeltarbeid og få oversikt over hvor skoen trykket. Flere kommenterte hvor mye av det de gjorde som ble gjort flere ganger, så det var fint å få på plass en felles forståelse og oversikt. I denne delen av prosesskartleggingen ble det ikke diskutert hvorfor ting ble gjort sånn eller slik, det var kun en fremstilling av nåsituasjonen.

Deretter ble deltagerne satt til å redesigne prosessene sammen. De skulle se for seg en måte å samarbeide på en mer effektiv måte enn det gjøres i dag. De redesignede prosessene ble en dokumentasjon av samlingen og fungerte som et grunnlag for hva de skulle jobbe videre med etter samlingen.

Et viktig suksesskriterie var at ingen hadde bearbeidet oppgavene som ble sendt inn på forhånd og forsøkt å lage en samlet oversikt over nåsituasjonen. Dette ble gjort sammen underveis i samlingen. Slik ble det en demokratisk og transparent prosess. Ledelsen hadde heller ikke avgjort på forhånd hva som skulle komme ut av samlingen (hadde ingen løsning på “problemet”) og unngikk å bli som tante Sofie ved å si: Det bestemmer jeg. De la heller ikke for mange føringer underveis.

Underveis byttet vi mellom gruppeoppgaver og det å diskutere og gjennomgå gruppearbeidet i plenum.

Hva er arbeidsoppgavene

Når de satte opp alle arbeidsoppgavene innenfor hvert prosessteg så hadde vi antatt på forhånd at det kom til å bli mange lapper – og det ble det. For å kunne skille mellom hva slags type oppgave det var brukte vi Cynefin-rammeverket for å kunne gi deltagerne en mulighet til å sortere oppgavene i områdene åpenbart, komplisert, komplekst og det som er kaotisk. Dette fordi det er en god måte å rydde på og i tillegg fordi det er oppgavene i åpenbart-kategorien man bør tenke på om kan automatiseres og som typisk kan løses i et IT-system.

Vær utholdende

I etterkant av en samling er det viktig å følge opp det som ble besluttet og å være utholdende og jobbe videre med prosessmodellen som ble laget. Det er lett å kjøre seg fast, men da er det hjelp å få av de som var med og la til rette for prosessen.

Effekten av en deltakende prosessmodellering er en organisasjon som sammen har oversikt over hvordan man skal jobbe sammen framover og har energien man får av å ha vært med og bestemt selv. Det gir støtte til en kontinuerlig læringsspiral i organisasjonen.

Derfor er det lurt å tenke på å bygge inn disse punktene i en ny prosessmodell:

• Hvordan sikrer vi at vi jobber effektivt nok?
• Hvordan sikrer vi at vi lærer nok?
• Hvordan skal vi få tid til å tenke oss om?

Så derfor: Tilbake til tante Sofie vs. demokrati. Tante Sofie hadde mange gode idéer om hva som var lurt, men det kan godt hende at hun også hadde litt for høye krav til hvor renvasket røvere trenger å være. Derfor er det viktig at man får det beste fra to verdener - der man blir enig om suksesskriterier og mål ,og sammen lager arbeidsprosesser som fungerer for alle.