Prosess og rådgivning / 5 minutter /
Det kan vel IT fikse?
Nei, du som leder har noen valg som må tas! Virksomhetsbehovene avgjør IT-støtten.
Du er kanskje leder for en avdeling eller et forretningsområde i din bedrift. Dagene er fylt opp av mange møteavtaler og av enda flere spontane møter og diskusjoner – ved kaffemaskina eller i trappa.
Du føler at du har fått plassert apekatten der den hører hjemme, nemlig på skulderen til IT-sjefen
Mange vil ha en bit av deg, og noen av dem klager på et IT-system som de føler kommer til kort. De får ikke gjort jobben sin slik de skulle ønske. Din første tanke er at dette er vel noe IT kan fikse. Du sier det også, og føler at du har fått plassert apekatten der den hører hjemme, nemlig på skulderen til IT-sjefen.
Du lytter til forslag “nedenfra”
Du som leder vet å sette pris på dem som har forestillinger om en bedre måte å gjøre ting på, i stedet for bare å klage på slik det er. Du stopper opp og lytter. Dagens støttesystem virker ikke spesielt fremtidsrettet, og en medarbeider vet at en konkurrent benytter System Y isteden.
IT-sjefen nevnte også noe om det på siste ledermøte. Kanskje bør vi få byttet ut System X med et mer moderne system? Du går med på at dere kan invitere leverandøren av System Y for en demo.
Leverandøren som vet best
Du har altså akseptert at den IT-løsningen vi her kaller System X er modent for utskifting, begrunnet av medarbeidere som er frustrerte brukere av systemet, og at det haster fordi konkurrentene puster dere i nakken.
Du har også fått forslag til et alternativt system, og føler deg trygg på at IT-sjefen ser problemene og vil fikse dette. Det finnes en rekke leverandører av IT-løsninger for din bransje, og du føler deg trygg på at IT-miljøet velger det som er best og billigst for dere.
Du føler deg trygg på at IT-miljøet velger løsningen som er best og billigst for dere
Leverandøren kommer på besøk og demonstrerer systemet og alt hva det kan gjøre. Det virker overbevisende og gir inntrykk av å være et av de beste på markedet. Leverandøren virker også å være fleksibel til å møte fremtidige ennå ukjente behov, fordi de kjenner din sektor så godt.
Trenger du virkelig et nytt IT-system?
Denne historien kunne endt slik mange slike historier faktisk gjør, nemlig at IT-avdelingen kjører et løp for å bytte ut dagens løsning med en ny. Men, vi lar historien få et annet forløp. Du spør deg selv om det virkelig er et nytt IT-system dere behøver.
Det er åpenbart at det finnes bedre systemer på markedet. Likevel behøver ikke svaret være at IT-systemet må byttes ut. Hvordan skal du da angripe problemet?
Arbeidsprosessene er drivkraft
Du bestemmer deg for å ta et skritt tilbake fra dagens innarbeidede arbeidsmåte, og å se på arbeidsprosessene med nye øyne. Du stiller deg spørsmålet om arbeidsprosessene må være slik de er idag, eller om det er behov for forbedringer.
For å finne svar på dette får du hjelp av dem som utfører arbeidsoppgavene til å beskrive hva de gjør og hvordan prosessflyten henger sammen.
Kan arbeidsprosessene være slik de er idag, eller er det behov for forbedringer? For å finne svar på dette får du hjelp av dem som utfører aktivitetene i arbeidsprosessene.
Kan arbeidsprosessene være slik de er idag, eller er det behov for forbedringer? For å finne svar på dette får du hjelp av dem som utfører aktivitetene i arbeidsprosessene.
Når du får et første overblikk over prosessene kan det være lurt å ta en titt på bedriftens formål før du legger arbeid i å optimalisere prosessene; hva er det dere lever for?
En arbeidsprosess lever heller ikke et liv løsrevet fra andre deler av bedriften, eller fra kunder eller leverandører. Det er gjerne flere omkringliggende aktører som bidrar inn i arbeidsprosessen, eller har forventninger til resultatene fra den. Disse aktørene setter du opp en oversikt over, og kanskje diskuterer muligheter for forenklinger og forbedringer med noen av dem.
Bedriftens formål definerer forbedringsmålene
Du har sikkert vært med i strategiprosesser i bedriften. Nå kan du få bruk for konklusjonene herfra. Er endringsmulighetene i arbeidsprosessene relevante, sett opp mot bedriftens overordnede formål?
Ta et skritt tilbake fra dagens innarbeidede arbeidsmåte, og å se på arbeidsprosessene med nye øyne
Ta et skritt tilbake fra dagens innarbeidede arbeidsmåte, og å se på arbeidsprosessene med nye øyne
Hvis du ser det slik, involverer du andre deler av bedriften i en diskusjon om hva dere skal være unikt gode på, sett i forhold til konkurrentene. Du igangsetter en fokusert strategiprosess. Dette kan være veldig sunt fordi diskusjonen får mer energi og relevans når den er trigget av en aktuell problemstilling mer enn av en kalenderdato.
Er endringsmulighetene i arbeidsprosessene relevante, sett opp mot bedriftens overordnede formål
La oss si at dere ender opp med at ut fra bedriftens formål bør noen av arbeidsprosessene endres drastisk. Kanskje noen faktisk faller bort, kanskje blir de erstattet av en utvidelse i en arbeidsprosess et annet sted i bedriften e.l.. Dette vil skape en helt ny situasjon når man skal stille krav til IT-støtte.
Kanskje dere trenger et helt annet system enn hva dere benytter for dagens prosesser. Kanskje kan også et annet system, som bedriften allerede benytter, anvendes for å støtte prosessene slik de nå blir utformet.
Du som leder har noen valg som må tas
Min lille historie har illustrert at når det kommer til å velge IT-verktøy for å støtte virksomhetsprosesser, er ikke det noe IT-avdelingen kan fikse alene.
Du og andre med ansvar for, og som jobber i de aktuelle virksomhetsprosessene er best skikket til å beskrive behovene for forbedringer av arbeidsprosessene. Behovene i arbeidsprosessene skal være drivkraft når IT-løsninger utformes og endres.
Behovene i arbeidsprosessene skal være drivkraft når IT-løsninger utformes og endres
Det kan godt hende at du ender opp med System Y som ble omtalt i historien, men da er det valget tatt velbegrunnet i at det er dette som best støtter de arbeidsprosessene bedriften mener er de beste for å ha riktig posisjon i markedet.
IT-styring på virksomhetsnivå
Historien illustrerer også en måte å håndtere en endring innenfor en avdeling i en virksomhet. Avdelingens prosesser henger gjerne sammen med andre avdelinger i virksomheten, og avgjørelse ett sted får gjerne konsekvenser andre steder.
Men hvordan skal man så organisere denne typen endringsstyring på virksomhetsnivå? Om du vil vite hva jeg tenker om det kan du også lese "Mitt prosjekt er viktigere enn ditt".
Les også: