Prosess og rådgivning / 7 minutter /
Digital transformasjon i praksis
Digital transformasjon er en grunnleggende, større og ønsket endring av hvordan organisasjonen fungerer, både gjennom digitalisering og digital innovasjon, og gjennom en bruker- og kundeorientert endring av organisasjonsdesignet. Hva innebærer dette egentlig i praksis, om en vil lykkes?
En definisjon av digital transformasjon kan være klargjørende når vi ser denne opp mot begreper som digitalisering og digital innovasjon. En transformasjon handler om begge deler, men vil også føre til at organisasjonen framstår med ny identitet og nye verdiforslag. For offentlig sektor er formålet med transformasjonen som regel å levere bedre og mer relevante tjenester for innbyggerne. For privat sektor handler det om konkurransekraft, både ved at en klarer å levere bedre tjenester raskere, underbygger motivasjon og forbedrer produktivitet og kvalitet. Men hva skal til?
Digitaliseringsdirektoratet mener følgende er viktig for offentlig forvaltning (men også for privat sektor, vil vi hevde):
- Å sette brukeren i sentrum når en utvikler og forvalter tjenester
- Bruk av digital teknologi, eksempelvis skytjenester og kunstig intelligens, som virkemiddel for å utvikle nye tjenester, løsninger og forretningsmodeller
- Toppledere med evne, forståelse og interesse for mulighetene digitale teknologier gir, som klarer å se hvordan teknologien kan bidra til å realisere strategier og å forbedre virksomheten
- En smidig og innovativ tilnærming, hvor en forlater de store IT-prosjektene, videreutvikler tjenestene kontinuerlig og gir rom for å eksperimentere og feile
- Utnytte data fra flere kilder til å lage bedre tjenester og løse oppdraget på en bedre måte. Dette henger tett sammen med innovasjon og brukerorientering.
- Åpne for samarbeid med andre (tenke “økosystem”) - brukere, interessenter, samarbeidspartner og leverandører, eksempelvis for å utvikle nye forretningsmodeller.
Figuren illustrerer hvilke faglige tema Digitaliseringsdirektoratet mener er viktig i en digital transformasjon.
Figuren illustrerer hvilke faglige tema Digitaliseringsdirektoratet mener er viktig i en digital transformasjon.
Pek ut retning, og gå først
For å lykkes kreves det at det tilføres ny kompetanse. Digitaliseringsdirektoratet oppsummerer kompetansen i fem hovedtema: Styring og strategi, brukermedvirkning og samarbeid, utvikling og innovasjon, data og sikkerhet, og med transformasjonsledelse i sentrum.
Figuren illustrerer hvilke fagkunnskaper og ferdigheter Digitaliseringsdirektoratet mener er viktig for digital transformasjon
Digitaliseringsdirektoratet
Figuren illustrerer hvilke fagkunnskaper og ferdigheter Digitaliseringsdirektoratet mener er viktig for digital transformasjon
Digitaliseringsdirektoratet
I boka Accelerate dokumenteres det at transformasjonsledelse henger tett sammen med verdiskapningen til virksomheten. Forfatterne karakteriserer transformasjonsledelse ved at lederne inspirerer og motiverer følgerne (ansatte) til å prestere bedre gjennom å appellere til verdier og formål (begreper vi utdyper i en annen bloggartikkel), som et ledd i en større organisasjonsendring. Dette krever at en er visjonær, har et tydelig bilde av hvilken retning organisasjonen skal gå i, og at en klarer å kommunisere på en måte som motiverer, også i endring.
En må også stimulere og utfordre de ansatte til nytenkning rundt hvordan en jobber med problemløsning, samtidig som en viser at en bryr seg, støtter medarbeiderne underveis og anerkjenner forbedringene og resultatene som skapes. Å stimulere til tverrfaglig samarbeid, og skape de nødvendige rammene for læring (inkludert tryggheten som er nødvendig for prøving og feiling), er noen viktige lederoppgaver.
Tenk over hva viktige lederkompetanser betyr for deg
Topplederne er altså en nøkkelfaktor for å lykkes med digital transformasjon.
Digitaliseringsdirektoratet anbefaler at lederne reflektere over hva noen sentrale lederkompetanser betyr for lederteamet. Ett eksempel på en lederkompetanse er belønning og motivasjon. Hvem er det du belønner? De som eksperimenterer, eller de som gjør ting slik det alltid er blitt gjort? Og hva betyr det å sette innbyggeren eller kunden i sentrum for deg, som leder?
Andre viktige lederkompetanser Digitaliseringsdirektoratet trekker fram er samarbeid på tvers, prøving og feiling, historiefortelling, å peke ut retning og å utfordre det eksisterende. Det betyr at lederne må være villig til å endre på det de selv gjør, og få medarbeiderne med på endringen. Forskning viser at det å gi tillit og frihet kan være vanskelig i praksis for ledere. En må ha mot til å utfordre det etablerte, og skape en kultur hvor de ansatte opplever at de kan gjøre ting på nye måter.
Skap trygghet ved å være gode forbilder
Men hvordan kan en skape en slik kulturendring? I Accelerate påpeker forfatterne at lederne må endre kulturen ved å endre på måten de jobber på. Og det kan ikke gjøres ved å kopiere det andre virksomheter har gjort. En må utvikle sine egne endringsferdigheter og coacher som kan støtte endringen.
“Når vi ikke var i stand til å lære som ledelse, så var vi ikke i stand til å hjelpe teamene med å lære. Vi måtte lære oss selv å bli et lærende team. Vi bygde erfaring basert på egen læring, før vi dro ut til teamene og lærte disse å bli lærende team”
Utfordrende? Ja, og derfor er det viktig å vise mot, vilje til å eksperimentere og akseptere at en kan feile. Da blir ledere også gode forbilder og skaper den nødvendige tryggheten som skal til for at endring skal kunne skje.
Ha en smidig tilnærming til endring
En må også være smidig i måten en leder endringen på, og være villig til å endre tilnærming basert på en lærer. I Harvard Business Review-artikkelen “An Agile Approach to Change Management" gis disse rådene for å få fortgang på endringsprosessen:
- Kommunisér en visjon for endringen, som sier noe om den framtidige tilstanden endringen skal føre til, sammen med prinsipper og verdier som skal støtte valg og handlinger underveis.
- Gi folk som kan drive fram endring myndighet til å gjøre det, interne og/eller eksterne med den nødvendige erfaringen
- Støtt opp om selvorganiserende team som kan hjelpe endringsprosessen. Teamene kan løse utfordringer og ta tak i muligheter de ser
- Støtt deg på interne kommunikasjonskanaler og uformelle ledere for å skape forståelse og engasjement for endringer
- Test og lær. Tiltakene en gjennomfører vil ikke alltid bli mottatt eller fungere på den måten en tror. Lytt aktivt, og gjør endringer når det er nødvendig. Smidig praksis kan være nyttig, for eksempel ved bruk av sprinter eller koordinering gjennom daglige stå opp-møter
- Fokusér på kortsiktige resultater mer enn langsiktige. Gjøre hyppige innsjekker på tiltakene fører til endringene en ønsker. Jevnlige tilbakemeldinger setter lederne i stand til å coache og klargjøre behovet overfor ansatte.
Tren aktivt på eksperimentering og læring
Barry O'Reilly kommer også med gode råd i artikkelen 10 Principles of Business Transformation. O'Reilly vektlegger at en effektiv organisasjon må være i stand til å kontinuerlig tilpasse og endre seg, og den må være innovativ, noe som blant annet krever at man trener aktivt på å eksperimentere og lære. En måte å trene på dette på er forbedringskataen. For at eksperimentering skal gi læring er det nødvendig med struktur, og denne strukturen kan forbedringskataen gi.
Sørg for at noen får ansvar for å skape varig endring
I Kantega møter vi og jobber med en del organisasjoner som vil bli datadrevne. I praksis ser vi at det å bli datadrevet også innebærer en digital transformasjon, fordi det krever en større endring av hvordan organisasjonen fungerer. For å gjøre en organisasjon mer datadreven må man sette folkene i organisasjonen i stand til å jobbe mer datadrevet. Men vi har erfart at teknologien lett kan få for stor plass, og at en gir for lite oppmerksomhet til organisasjonen. Vi har skrevet om noe om hvorfor vi mener 3D-modellen er en nyttig mental modell ved organisasjonsendringer.
Kort oppsummert så er det nødvendig å bygge motivasjon, og sørge for adopsjon og varige endringer i måten en jobber på, parallelt med utviklingen av teknologien, og det kan 3D-modellen hjelpe oss med. Den kan også kombineres med andre nyttige rammeverk for endringsprosesser, for eksempel Prosci ADKAR® og forbedringskata. Men noe av det viktigste er at noen får ansvar for (og tid til) å skape varig endring, ved å involvere de som må bidra til å skape endringen, og 3D-modellen gir støtte til dette.
Oppsummert: Hva innebærer digital transformasjon?
Så hva er svaret på spørsmålet som ble stilt innledningsvis: Hva innebærer en digital transformasjon i praksis, om en skal lykkes? Hvilke svar du får, kommer selvfølgelig an på hvem du spør. Ut fra det som er trukket fram i denne teksten, så vil vi si at digital transformasjon innebærer at
- Ledelsen peker ut retning, begynner å gå først, og tenker over betydningen av ulike kompetanser en har og bruker som leder
- Ledelsen skaper tryggheten som er nødvendig for å prøve og feile, ved å prøve og feile selv
- En har en smidig tilnærming til den omfattende endringen en transformasjon innebærer
- En trener aktivt på å eksperimentere og lære
- Noen tildeles ansvaret for å skape varig endring, ved å involvere de som må bidra til å skape endringen
Kanskje du mener det mangler noen viktige poenger i lista over. Eller kanskje den virker overveldende. Husk at en digital transformasjon er en grunnleggende, større og ønsket endring av hvordan organisasjonen fungerer. Vi har oppsummert noe av det du bør tenke over før organisasjonen starter et transformasjonsløp, for eksempel når en vil bli datadrevet. Kanskje det din organisasjon har behov for handler om digitalisering, som er noe annet enn digital transformasjon. Så håper vi at denne artikkelen kan være til hjelp for å sette ambisjonsnivået.