Hvordan kan vi som teamleder eller teamcoach påvirke?

Det viktigste først. De aller fleste vi har møtt har vist stort engasjement, stolthet og eierskap til løsningen de lager, og verdien det skaper for bruker, oppdragsgiver og samfunn. Men som som vi beskriver, er det noen team og teammedlemmer som ikke har denne «driven».
Hva kan vi som teamledere, teamcoacher og teammedlemmer gjøre for å skape de gode teamene?

Autonomi, ikke bare i teorien

Som nevnt i vår forrige artikkel, er det viktig at teamet får lov til å jobbe autonomt. Det er flere organisasjoner som sier at «hos oss jobber vi autonomt», og ved første øyekast ser det kanskje slik ut. Men når vi ser litt mer nøye etter, ser vi ofte at teamene får detaljerte bestillinger, det er endringer av prioriteringer fra uke til uke, og sjekking og overstyring fra ledere.

Som teamleder er det da fint at vi avklarer mandatet til teamet med organisasjonen vi jobber i. Hvis vi har fått mandatet til å jobbe autonomt, er det også lettere å ta eierskap. Det vil også etter vår mening påvirke teamet slik at de faktisk tør å jobbe slik de mener er best. Identifisere og løse oppgaver som de ser at vi kommer nærmere mål og bedriftens strategi. 

Hvis du har kommet til et team som viser lite eierskap og engasjement, anbefaler vi deg å starte forsiktig med en eller to ting først, for så å øke gradvis med flere aktiviteter når du ser at teamet er modent for det.

Hvordan oppnå tillit og kontakt

Det viktigste er at du som teamleder får tillit og god kontakt med de i teamet, så jobb mye med det. Dette er viktig i alle team, både de som er engasjerte, og i de som viser mindre engasjement. Ta 1-1-samtaler, og bli kjent med personene du jobber sammen med.

Vi har stor tro på at alle trenger tid og oppfølging som et eget individ, altså ikke bare som en person i et team, og vi har god erfaring med å ha 1-1 samtaler, og gjerne som «walk and talks». Bruk disse samtalen til å bli kjent, og å snakke om jobb. Start gjerne samtalen med «Hvordan har du det?» og «Er det noe spesielt du vil snakke om i dag?» - det er først og fremst din samtalepartners tid til å snakke, og hvor du må lytte. Andre ganger må tiden også brukes til å gi konkrete tilbakemeldinger eller for å få i gang en viktig diskusjon. At vi anbefaler «walk and talk» er fordi det ikke blir et vanlig møte og bidrar til en mer avslappet samtaleform. Du får beveget kroppen, du får frisk luft, samtalen får fullt fokus og du blir ikke like forstyrret av meldinger som popper opp på pc, telefon eller at noen skal ha møterommet. Hvis dere ikke kan møtes fysisk, så ta gjerne samtalen på telefon mens dere er ute og går i hver deres by eller bydel.

Jevnlige retrospektiver

Vi er veldig glade i retrospektiv. Det er mange som ikke liker det, det vet vi, men prøv ulike måter å gjennomføre retrospektiv på. Lag det interessant, ha tålmodighet, og ikke gi deg. Det er det beste verktøyet du har for å utvikle teamet ditt og gi de muligheten til å finne løsningene selv.

Et tips hvis teamet er litt lite engasjert i å jobbe med prosess, er å fange opp og gjøre justeringer der hvor teamet selv viser litt interesse til å gjøre noen forandringer. Det er kanskje ikke det du ville ha valgt, men da begynner du med det som de er interessert i, og det vil bli enklere å få de med på en forandring andre steder. Når du har opparbeidet en trygghet og tillit i teamet, og ikke minst at du har plantet en interesse i å jobbe med teamkulturen, øker du gradvis og snakker om andre utfordringer/ manglende rutiner osv.

På den måten har du startet reisen mot å jobbe opp den psykologiske tryggheten i teamet, og skapt en ny interesse for å påvirke sin egen arbeidshverdag.

Vi vil også anbefale å rotere på hvem på teamet som leder retrospektiv-møtet fra gang til gang, og å prøve ulike måter å kjøre retroen på. Spotify har f.eks et retrokit hvor vi kan få mye inspirasjon til ulike måter å gjennomføre retro på.

Et mål å styre skuta etter

Et team er, som kjent, en gruppe med mennesker som jobber sammen for å nå et felles mål. Målet for teamet må teamet sette sammen for å få eierskap til det. Målet bør være i tråd med selskapets strategi, men teamet kan også ha egne mål som går direkte på teamets helse, f.eks «Personer og samspill fremfor prosesser og verktøy», tatt fra Agile manifestet på norsk (originalen finner dere her fra Agile manifesto).

Det kan være vanskelig å sette gode mål eller OKRs (Objective and Key Results). De skal gi mening for teamet, de skal være enkle å huske, målbare og noe å strekke seg etter. Gode mål eller OKRs gir teamet både motivasjon og retning, slik at de hele tiden jobber mot å oppnå disse målene og resultatene. Det hjelper de ganger teamet blir forstyrret av andre ting på veien, som ikke kommer til å bidra til at deres mål blir nådd, til å finne tilbake til hva de må ha søkelys på. I øvelsen med å lære seg å lage gode mål, eller OKRs, kan en prøve å gjøre det team-orientert. Hvis målet (Objective) er at et nytt team skal bli bedre kjent, kan delmålet eller Key Result være å ha 3 felles aktiviteter etter arbeidstid neste kvartal, og å spise lunsj sammen i kantina hver dag.

Hvem er vi og hvorfor finnes vi

Team canvas er et fint verktøy å bruke til å få snakke igjennom og dokumentere hvilke prinsipper, verdier og mål teamet ønsker å styre etter. Det er nyttig å kjøre en workshop både når et team er nytt, hvis det er lenge siden teamet hadde en gjennomgang eller hvis det har vært utskiftinger i teamet. Den er også fin å gå igjennom ved onboarding av nye i teamet. Her finner dere to ulike maler - en nedskalert versjon (Team Canvas Basic) og en fullstendig versjon (Team Canvas): http://theteamcanvas.com/

Vi kunne ha nevnt mange metoder for å skape psykologisk trygghet, men dette har vi i Kantega skrevet om tidligere, så vi ønsker å henvise til de artiklene for videre lesning der:

• Psykologisk trygghet: essensielt for autonome, smidige team
• Du kan gjøre andre tryggere
• Psykologisk trygghet i teamet: Et samarbeid
• Er du som leder en utfordring for teamet

Kort oppsummering av gode metoder:

• 1-1-samtaler, gjerne som walk & talks
• Retrospektiv
• Gode OKRs
• Team canvas

Til syvende og sist – alle disse prinsippene gjelder alle team, ikke bare de som trenger hjelp til å komme i gang. Teamets prosesser må vedlikeholdes, og et team har alltid noe som kan eller må justeres på grunn av ytre eller indre faktorer, at en lærer seg noe nytt eller møter et nytt problem.