Støtt deg på kjente verktøy i det ukjente

Kristin og jeg har fått høre at bloggartikkelen vår om 3D-modellen er nyttig, men også at den er litt komplisert og vanskelig å forstå. Boka Organizational Development: Designing Episodic Interventions, hvor modellen er hentet fra, er også omfattende og til dels utfordrende lesning. Vi bruker stadig modellen i praksis for å forstå den bedre, og da kan vi forhåpentligvis forklare den bedre etter hvert.

Det jeg og Kristin syntes var nyttig med 3D-modellen, var at den kan hjelpe oss å være mer konkret når vi snakker om de endringene som må skje i organisasjonen, og til å sette grensene for hvilke deler av organisasjonen vi må jobbe med for å få noe til å skje. 3-modellen tilbyr et sett med briller for å “se” hva en kan skru på i organisasjonen i ulike dimensjoner (illustrasjonen er en tilpasning av modellen i boka "Organizational Development"):

Den infrastrukturelle dimensjonen som må på plass for å få til endringen av organisasjonen.

Den funksjonelle dimensjonen, de aktivitetene vi gjør for å finne ut hva vi skal gjøre for å (for eksempel) bli mer datadrevet, gjøre det og teste det ut. Noe vi av og til snakker om som ulike varianter av iterative prosesser.

Den sosiale dimensjonen, som handler om den organisasjonen som skal bli mer datadrevet, og som handler om motivasjon, adopsjon og integrasjon. Hvis man bare jobber langs den funksjonelle dimensjonen, på noe som faktisk skal brukes av noen andre i organisasjonen, så risikerer man at det ikke blir tatt i bruk.

Tiltakene vi bestemmer for oss er hypoteser, og det kan være mange iterasjoner både innad i ett trinn og som involverer flere trinn. I praksis betyr det vi åpner for læring og justering underveis i endringsprosessen.

ADKAR og forbedringskata

I det siste har flere av oss i Kantega brukt 3D-modellen til internt endringsarbeid som skal hjelpe oss til å gjøre en enda bedre jobb for kundene våre. Underveis i arbeidet har jeg skjønt at det er mye ved modellen som jeg ikke har forstått fullt ut, men jeg ser også sammenhenger til metoder vi allerede er godt kjent med i Kantega. For eksempel Prosci ADKAR®, som flere av oss er blitt kjent med gjennom prosesslederutdanningen Playmakerne. Og forbedringskata, som har vært praktisert av mange ledere i Kantega over flere år. Jeg går ikke i detaljer om metodene her, disse finner du mer informasjon om ved å følge lenkene. Men jeg vil forklare hvor, og hvorfor, jeg tenker at Prosci ADKAR® og forbedringskata passer inn i 3D-modellen.

ADKAR i den sosiale dimensjonen

Det var vektleggingen av den sosiale dimensjonen Kristin og jeg tenkte at var spesielt nyttig med 3D-modellen, fordi denne ofte får for lite fokus, sett i forhold til den funksjonelle dimensjonen. 3D-modellen viser hvorfor den sosiale dimensjonen er viktig, og hvordan en kan jobbe i denne dimensjonen.

Langs den sosiale dimensjonen finner vi motivasjon, adopsjon og integrasjon. I kortform: Organisasjonens medlemmer bør utvikle motivasjon til å slippe tak i måten de gjør ting på, og se hvordan måten å gjøre ting på vil endre seg med innføringen av det nye. Adopsjon innebærer at medlemmene frivillig jobber på nye måter som bringer organisasjonen nærmere målet med endringen/intervensjonen. Integrasjon innebærer at en har tatt i bruk nye måter å jobbe på, ikke går tilbake til “den gamle måten”.

ADKAR vektlegger mye av det samme. ADKAR er et engelsk akronym, så det følgende tar jeg på engelsk:

• Awareness - Of the need for change
• Desire - To participate and support the change
• Knowledge - On how to change
• Ability - To implement desired skills & behaviors
• Reinforcement - To sustain the change

Her skal jeg ikke gå i detalj verken på ADKAR eller på beskrivelsen av den sosiale dimensjonen I Organizational Development. Det jeg ønsker å tydeliggjøre er de parallene jeg har sett, som viser at tankesettet fra ADKAR kan komme til nytte når en jobber innenfor 3D-modellen.

Jeg tror motivasjon fra 3D-modellen henger godt sammen med Awareness og Desire fra ADKAR. Awareness handler om å bygge forståelse for hva som må endres, og ikke minst hvorfor. Hvis en ikke forstår hvorfor noe må endres, vil en heller ikke ønske å delta i og støtte en endring. Men for at noen skal ønske å støtte en endring, må en også ta inn over seg at hver enkelt må være motivert. Desire handler blant annet om å oversette organisasjonens mål for endringen, til noe som har verdi for den enkelte: What’s in it for me?

Så tror jeg adopsjon i 3D-modellen handler om det ADKAR beskriver som Knowledge (kunnskap) og Ability (evne). Kunnskap handler både hva en må gjøre for å få til endring, og kompetanse om ferdigheter og atferd som er nødvendig for å støtte en endring. I Organizational Development beskrives adopsjon som at en frivillig forplikter seg til å teste ut nye samhandlingsformer som kan forbedre organisasjonsstrukturen. Her tror jeg det er en glidende overgang til det som beskrives som evne (Ability) i ADKAR; fasen hvor endring faktisk skjer på individnivå. Ny kunnskap er her videreutviklet til ferdigheter som kan støtte endring i praksis.

Til slutt har vi Reinforcement (3D-modellen) og Integration (ADKAR). I ADKAR beskrives dette som fasen hvor endringen er blitt til noe varig, og som nye endringer kan ta utgangspunkt. I 3D-modellen er dette stadiet hvor hver en har tatt i bruk nye måter å jobbe på, og går ikke tilbake til “den gamle måten”.

Ut fra dette så tror jeg at om du er kjent med ADKAR-metodikken fra før, så kan det være nyttig å ta med seg erfaringene herfra når du tenker og jobber langs den sosiale dimensjonen.

Det du får med 3D-modellen er en tydelig kobling inn til den funksjonelle dimensjonen – som ADKAR mangler. Du får også en tydelig kobling til utforskingen av hvem som bør være med på intervensjonen for å sørge for at ADKAR/den sosiale dimensjonen får nok plass.

Forbedringskata og eksperimentering

I artikkelen om 3D-modellen beskrev vi egenskapene ved en intervensjon støttet av 3D-modellen. En av disse egenskapene er at intervensjonen er et eksperiment. Aktiviteter som skal realisere de funksjonelle og sosiale målene gjøres iterativt, altså i flere sykluser, og iterasjonene tar form av eksperimenter. En stiller en diagnose, designer og utfører aktivitetene, før en evaluerer hvor godt de virker.

Det samme tankesettet finner en i forbedringskataen. Uten å gå i dybden på denne, så hjelper denne oss med å nå en utfordrende måltilstand uten å kjenne løsningen på forhånd. Det handler om å trene på problemløsning i en form hvor eksperimentering står sentralt. Når vi beskriver tiltakene, tar vi utgangspunkt i en forståelse av nåsituasjonen, og hvilken tilstand vi håper å være etter å ha gjennomført tiltakene. Etterpå evaluerer vi hva som skjedde, og tar med oss det vi lærer når vi planlegger neste steg.

Hvis du kjenner til forbedringskataen fra før, så tror jeg denne kan være en god støtte til eksperimenteringen som er en del av intervensjonen. Den tydeliggjør læringssyklusen på en bedre måte enn visualiseringen av 3D-modellen, som kan forstås som en lineær prosess eller fossefallsmodell. En av fordelene med forbedringskata er også at den formuleres på en måte som er enkelt å huske - og at den stimulerer til kreativitet hos alle involverte - et felles læringsprosjekt mellom de som skal bruke teknologien og de som lager den.

Er det bruk for 3D-modellen?

Så er det kanskje noen som lurer på om det er noe poeng i å bruke 3D-modellen, om en ikke forholder seg til alle detaljene som beskrives i boka og støtter seg til andre metoder? Og hvis vi er komfortable med andre metoder og verktøy som er nyttige for endringsprosesser, for eksempel, ADKAR og forbedringskata, har vi da behov for 3D-modellen?

Jeg tror det. For det første tror jeg en mister muligheten for å lære noe viktig som kan ha nytteverdi, fordi en kan ikke kan gjøre det perfekt med en gang. Min erfaring er også at når en jobber med problemløsning, for eksempel støttet av forbedringskata, så er det fort gjort å glemme eller undervurdere hvor viktig det er at det å bygge motivasjon og skape engasjement som en del av prosessen. Kanskje fordi en opplever at en har dårlig tid, eller fordi involvering er vanskelig – hvem skal man involvere, hvor mye, hvor ofte, hvem må man snakke med for å få lov til å involvere osv.

3D-modellen er en fin mental modell, både fordi den minner meg om at involvering må skje løpende, men også fordi den er en støtte til å finne ut hvem som bør involveres når, og hvordan involveringen kan skje. For eksempel: Hvis vi bruker forbedringskataen og skal forstå nåsituasjonen, da kan vi tenke på dette som en diagnose. Og når vi vet at diagnose er en del av den sosiale dimensjonen i 3D-modellen, så vet vi også at det kan være lurt å involvere de som berøres av endringen, i stedet for å stille en diagnose selv før vi formidler den til organisasjonen. Ved å involvere alle (eller mange nok) som berøres av endringen i analysen, bygger vi en forståelse for hvorfor endring er nødvendig, og hva som må endres,. Da har vi, om vi ser tilbake på ADKAR, et bedre utgangspunkt ved at flere vil ønske å bidra til endringen.

Altså knytter 3D-modellen to nyttige metoder sammen, slik at effekten av å bruke disse kan bli enda bedre. Derfor anbefaler jeg prøve ut 3D-modellen, og finne ut om den kan fungere for deg og din organisasjon sammen med andre metoder og verktøy dere bruker.

Og vil du diskutere dette mer, så ta gjerne kontakt!